Špičkový tip pro gurmány

Naladíme Vaše gurmánské smysly aneb jak efektivně naplánovat stravování při rozsáhlé akci.

Jídlo, nápoje a rauty

Optimální složení z hlediska nákladů:

• přizpůsobte menu Vaší akce tomu, co restaurace nabízí velkým skupinám anebo specialitám restaurace
• v případě menšího množství účastníků – zvažte náklady a úsporu času, když bude skupinka jíst ve vyhrazené části restaurace (oproti jídlu donesenému a servírovanému přímo do konferenční místnosti)
• stanovte počet účastníků obědu (večeře, rautu atd.), garantovaný počet osob by měl být znán 2 nebo 3 pracovní dny před akcí
• doplňte do smlouvy tzv. přesah – tj. pro kolik lidí navíc (nad rámec garantovaného počtu) bude ještě prostřeno – tento přesah se pohybuje v rozmezí 0 až 5 procent s tím, že průměr v hotelnictví jsou 3%
• budou Vám účtována jídla za garantovaný počet osob, pokud bude na obědě více účastníků než bylo deklarováno, pak Vám bude účtováno za skutečně obsloužený počet osob
• zjistěte si předem, jak budou účtovány jednotlivé místní daně a spropitné, aby nakonec nedošlo k žádným nepříjemným překvapením
• nepřistupujte na kompromis co se týče kvality jídel – máte-li omezený rozpočet, spíše zvažte, zda nesnížit počet chodů anebo množství hrazeného stravování v rámci dne
• přemýšlejte nad výzdobou a programem – hotel může dodat čerstvé květiny, různé ozdoby, zajistí i doprovodný zábavní program během jídla

Plánování jídel:

• zajistěte dostatek času na všechna jídla a kávové (nápojové) přestávky tak, aby účastníci Vašeho kongresu mohli jíst v klidu, mohli během jídla konverzovat a navazovat nové vztahy a mohli sledovat prezentaci, bude-li nějaká současně probíhat
• ze zkušeností lze říci, že byste měli rezervovat 30 až 40 minut na snídani, 45 až 60 minut na oběd a 20 minut na jednotlivý chod večeře. Pro kávové přestávky je dobré vymezit 15 minut (máte-li konferenci do 100 účastníků), 30 minut (jedná-li se o akci do 1 000 účastníků) a 30 – 45 minut pro velké akce nad 1 000 delegátů
• počítejte s 2 šálky kávy (nebo čaje) na osobu pro dopolední přestávku a jedním šálkem kávy (čaje) anebo jednou minerálkou na osobu pro odpolední přestávku
• máte-li malou konferenci, zvažte oběd ve stylu buffet – účastník si sám může přímo vybrat z pestré nabídky jídel
• zvažte možnost, aby se o každý stůl staral jeden čišník, případně abyste tuto možnost využili při formálnějších příležitostech či pro obsluhu VIP stolů
• většina hotelů pracuje na principu, že jeden čišník se stará o dva stoly v případě standardních jídel o třech až čtyřech chodech
• během recepcí se vždy snažte, aby se na jídelníčku objevovala jídla, která jsou zdravá, trendy a jejichž úprava poskytuje i vizuální požitek
• v případě rozsáhlé konference – zajistěte barmana na každých 75 – 100 účastníků (je-li k dispozici hotelový bar)
• kromě piva, vína a značkovému alkoholu nabídněte účastníkům konference také širokou škálu nealkoholických nápojů (džusy, šťávy, koly, energy drinky)